E-Rechnung: Vorsicht bei Ausweis von Anzahlungs- und Endrechnungen

Ein Unternehmer, der Anzahlungs-, Vorauszahlungs- oder Abschlagsrechnungen mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer erstellt, muss beachten, dass die dort gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer in der Endrechnung nicht noch einmal gesondert ausgewiesen wird beziehungsweise dort offen abgesetzt wird.

Tipp: Die unterschiedlichen Darstellungsmöglichkeiten in der Endrechnung hat die Finanzverwaltung in Abschn. 14.8 Abs. 8 UStAE aufgenommen.

Da die offene Absetzung der in den Anzahlungsrechnungen gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer nicht in jedem Fall in dem strukturierten Teil der E-Rechnung umgesetzt werden kann, beanstandet es die Finanzverwaltung bis zum 30.6.2030 nicht, wenn wie folgt vorgegangen wird:

• Der Unternehmer kann die Absetzung der bereits vereinnahmten Teilentgelte (§14 Abs. 5 UStG) innerhalb des strukturierten Teils als Summe (über das Feld BT-113 /"Paid amount") vornehmen und Angaben hinsichtlich der erforderlichen Details zu den Teilentgelten (vgl. dazu Abschn. 14.8 Abs. 7 und 8 UStAE) über das Freitextfeld (BT-22 "Invoice note") aufnehmen.
• Alternativ kann der Unternehmer in einer Endrechnung in Form einer E-Rechnung die Absetzung der vereinnahmten Teilentgelte in einem eingebetteten, unstrukturierten Anhang vornehmen, der die Anforderungen nach Abschn. 14.8 Abs. 8 Nr. 2 UStAE erfüllt, wenn im strukturierten Teil der E-Rechnung ausdrücklich auf diese Anlage hingewiesen wird. Diese Möglichkeit hatte die Finanzverwaltung schon im BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rz. 48 aufgenommen, allerdings dort nur mit einer Nichtbeanstandungsfrist bis 31.12.2027.